Na službenih potovanjih je med drugim pomembno tudi to, da na dogovorjen sestanek pridemo pravočasno. V ta namen lahko že ob nakupu letalske vozovnice rezerviramo najem ustreznega avtomobila (omogočajo nekatere potovalne agencije), ki ga, če se tako dogovorimo, prevzamemo in vrnemo na letališču.

V kolikor potujemo v neznano okolje, pa je bolje, da najamemo avto s šoferjem. Tako vožnjo po nam neznanih cestah in ulicah prepustimo strokovnjaku, sami pa čas vožnje lahko izkoristimo bodisi za dodatno pripravo na sestanek ali za sprostitev in ogledovanje mesta. Poleg tega nam ni treba skrbeti, kje bomo parkirali oz. kje je sploh dovoljeno parkirati in koliko časa, glede na različne parkirne cone.

Če s seboj nismo vajeni nositi gotovine, večina rent-a-car agencij omogoča plačilo s kreditno kartico, je pa nujno, da se o tem pozanimamo predhodno.

Najem avtomobila s šoferjem pomeni, da nas na dogovorjenem mestu prevoz čaka (npr. na letališču) in odpelje na določeno lokacijo, potem pa nas spet odpelje na letališče.

V kolikor rezervacija najema avtomobila preko potovalne agencije ni možna, lahko to storimo sami, preko interneta. Večina rent-a-car agencij to omogoča.